Zarządzanie zmianą
Wprowadzenie.
Każdy projekt ostatecznie i nieodłącznie wiąże się z wprowadzeniem zmiany, która ma na celu uwidocznienie korzyści wynikających z tejże zmiany. Jak trudno jest wprowadzić zmianę, wie każdy ten, kto chociaż raz próbował zarządzać projektem, który wymagał zarządzania czy koordynowania pracy zespołu, często multidyscyplinarnego czy międzwydziałowego, odpowiedzialnego za jego wdrożenie. Co jest więc istotne w trakcie tego procesu?
“Gdzie jest wola, tam i droga” – George Herbert Wells
Jakie elementy należy rozważyć i dlaczego zmiana jest trudna?
Zacznijmy od refleksji i uświadomienia sobie, jakie kroki powinny być powzięte, aby w ogóle wejść w fazę wprowadzania zmiany. Sam proces przygotowania projektu, tj. opisanie przyszłych efektów, założeń i oczekiwań, to tylko kilka z wielu elementów składowych naszego projektu, które powinny również uwzględniać elementy takie jak sposoby zarządzania uczestnikami projektu, w tym tymi, którzy zmianę będą wprowadzać w życie, tymi których zmiana będzie dotyczyć, a także tymi, którzy tej zmiany oczekują bądź są jest beneficjentami. Przykładem takiej zmiany może być np. tworzenie nowej organizacji sprzedażowej czy jej rewitalizacja. O procesie wprowadzania zmiany w obszarze zespołu sprzedażowego możesz dowiedzieć się więcej tutaj.
Jak skutecznie przeprowadzić i utrwalić zmianę w organizacji?
Na potrzeby naszych rozważań, przyjmijmy, że jednak w istocie rozmawiamy o wprowadzeniu zmiany w obrębie działu sprzedaży. Jeżeli więc przyjrzymy się procesowi projektowania zmiany w szczególe i spróbujemy opisać ten proces w sposób blokowy, to otrzymamy schemat mniej więcej taki jak poniżej.
Szczegółowe opisanie aktywności w każdym procesie, w tym w procesie zmiany, daje nam pewność, że rozumiemy co jest naszym zadaniem, a także rozumiemy, co należy zrobić, aby zadanie ukończyć z sukcesem. Na przykład, zakładając, że nadal poruszamy się w obszarze sprzedaży, szczegóły naszego diagramu mogą wyglądać jak na obrazku.
Kluczowe kroki skutecznej zmiany.
Schemat ten, opisuje najważniejsze kroki, które lider zespołu, lider zmiany musi rozważyć, a także przepracować i przejść, jeżeli zmiana ma nastąpić i ma być ona trwała. Każdy z tych kroków, wymaga jednak znacznego uszczegółowienia, a tym samym rozbija się na o wiele więcej pod-kroków, które ostatecznie doprowadzą nas do celu.
Komunikacja i czas trwania zmiany.
Czas trwania projektu, a także czas tworzenia się i utrwalania się zmiany będzie różny w zależności od np. kompleksowości samej zmiany, jej zakresu czy ilości osób zaangażowanych, w tym prowadzących zmianę jak i tych, których zmiana dotyczy. Niemniej jednak, nawet jeżeli oczekujemy, iż nasz plan projektu będzie podlegać aktualizacji w bliższej lub dalszej przyszłości, warto poczynić założenia co do czasu trwania poszczególnych kroków, patrząc najdalej w przyszłość jak się da. Warto także zdefiniować, jakie, kiedy i w jakim celu narzędzia będą użyte, mogą to być np. narzędzia konieczne do stworzenia innowacyjnych modeli organizacyjnych, komunikacji zmiany czy też zarządzania projektem jako takim. Plan taki powinien być przedstawiony zawsze wszystkim zainteresowanym po to, aby nie tworzyć poczucia niepewności, co z kolei może wpływać na chęć lub jej brak, do współpracy czy wsparcia zmiany przez jej uczestników.
Dowiedz się więcej o oferowanym wsparciu.
Firma KAM Project posiada narzędzia i wiedzę w zakresie zarządzania zmianą i projektami, zwłaszcza w obszarze sprzedaży, customer service i marketingu. Wykorzystujemy unikalne inkluzywne narzędzia i techniki, dbając o to, aby każdy uczestnik procesu był odpowiednio poinformowany, zaangażowany, a także dostarczał oczekiwanej od niego wartości dodanej dla projektu.
